Gestión documental





Diseño, gestión y mantenimiento del sistema de gestión documental.

Conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemático de la creación, recepción, uso, valoración y conservación de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener pruebas de las actuaciones o actividades de dicha organización, en forma de documentos y sistemas de información.

Objetivo

El objetivo de la gestión documental es asegurar que los documentos del ayuntamiento, en tanto en cuanto son evidencia de sus actividades, sean documentos fiables, verdaderos, completos y usables.

Beneficios

  • Ayudar en la toma de decisiones
  • Favorecer la rendición de cuentas
  • Cumplir la ley
  • Ser la base de la transparencia
  • Ayudar a desarrollar la administración electrónica
  • Acceder a la información

Sistema de gestión

La gestión documental es un proceso de apoyo en la gestión institucional. Es un proceso transversal ya que su objeto son los documentos que se generan en todos y en cada uno de los departamentos como evidencia de las actividades que llevan a cabo. 
 
Para que el sistema de gestión documental funcione es necesaria una política de gestión de documentos que defina los objetivos, la implantación y los medios asociados.

En la política de gestión documental es preciso establecer:

  1. Funciones y responsabilidades
  2. Procesos sistemáticos
  3. Medición y evaluación
  4. Análisis y mejora

Procesos sobre los documentos 

 Modelo B de politica de gestión de documentos electrónicos para Emtidades Locales (PGD-eL) / Política de gestión de documentos electrónicos

  1. Captura
  2. Registro
  3. Clasificación
  4. Descripción
  5. Acceso
  6. Calificación
  7. Valoración
  8. Conservación
  9. Transferencia

Instrumentos de gestión documental. 

Los instrumentos de gestión documental hay que crearlos, aprobarlos y gestionarlos. En un gestor documental se gestionan los instrumentos generados que se aplicarán en los procesos sobre los documentos

Realización de las actuaciones necesarias para la conservación y disponibilidad de los documentos a conservar.
 
Se elaboró la primera versión del Manual de descripción de documentos y expedientes en 2016, pero no se llegó a aprobar.
Datos: Manual de descripción de documentos y expedientes (sin aprobar)
Es la organización de los documentos y series municipales, lógica y física, en cualquier soporte, desde el momento en que se generan. Definición, mantenimiento y aplicación de la organización documental. Es representativo de las funciones que el Ayuntamiento ha venido desarrollando y desempeñando a lo largo del tiempo.
Datos: Organización y regimen interior
El mapa de series es la base de todos los procesos de gestión, ya que permite realizar operaciones a la hora de valorar, seleccionar, determinar responsabilidades o fijar el derecho de acceso. Las decisiones se podrán tomar para conjuntos documentales en lugar de por documentos.
Datos: Listado de series ( A/Z )

Los órganos administrativos deben cuidar de la preservación y custodia de los documentos siguiendo los plazos de disposición establecidos en el calendario. Así pues, el calendario de conservación y acceso determina los valores de los documentos y regula los plazos de conservación y de transferencia y el régimen de acceso de los documentos.

Ningún documento puede ser eliminado total o parcialmente sin seguir el procedimiento reglamentario y los dictámenes del Calendario de conservación y acceso.

Realización de las actuaciones necesarias para la conservación y disponibilidad de los documentos a conservar.