Procesos de trabajo con documentos



Procesos de trabajo asociados a los documentos custodiados en el servicio de archivo

En el archivo municipal el ingreso de documentos es constante. Distinguimos entre los ingresos extraordinarios y los ordinarios.

Ingresos extraordinarios. Son los ingresos de fondos o colecciones de documentos no generados por el propio ayuntamiento. En nuestro archivo, salvo una vez, estos ingresos siempre han sido donaciones. 

En ocasiones el archivo ha tomado la iniciativa de ponerse en contacto con los propietarios de fondos que corrían peligro de desaparecer; en otras ocasiones, personas o asociaciones han venido al servicio de archivo para ofrecer sus fondos o colecciones. En ambos casos queremos que conste nuestro agradecimiento.

Nuestra primera tarea consiste en elaborar un primer inventario para identificar, contar y contextualizar el posible ingreso. En segundo lugar, se hace un informe técnico de valoración.  Después, visto en la comisión informativa correspondiente, se elabora el dictamen pertinente; si es positivo se envía al Pleno del Ayuntamiento para su aprobación. Finalmente, el ayuntamiento firma un contrato de donación.

Por otro lado, están los ingresos ordinarios o transferencias. Se reciben documentos y expedientes finalizados enviados por los demás departamentos municipales. 

El archivo gestiona los fondos y colecciones que conserva. El objetivo es que la información contenida en los documentos sea recuperable y consultable en el momento en que se necesita. Para ello utilizamos los instrumentos de descripción y clasificación aplicados a cada fondo documental y elaborar los correspondientes inventarios e índices.

Para que los documentos y materiales guardados en el archivo tengan una conservación adecuada, la primera medida es la conservación preventiva; para ello contamos con un depósito que cumple las directrices y las condiciones adecuadas.

En los casos en que los documentos ya están deteriorados, tenemos un programa de restauración de documentos con valor histórico. Ejecutamos anualmente el programa en función de la disponibilidad económica del servicio y solicitamos la subvención de la Diputación de Gipuzkoa. Como este archivo es pequeño, no disponemos de un taller de restauración y se hace con contratos a empresas especializadas.

Además del programa de restauración, tenemos en marcha un programa de digitalización de documentos con dos objetivos: conservar el original en buen estado haciendo una copia digital de calidad “máster digital” y facilitar la consulta on-line por medio de copias de menor calidad (con ficheros que pesan menos). Como la digitalización de los miles de documentos que conservamos en el archivo es imposible, tenemos tres maneras de afrontar las digitalizaciones:

A) Programa de digitalización

Tenemos un programa de digitalización que se ejecuta anualmente. Los objetivos de la digitalización son dos: la conservación, realizando una copia digital de gran calidad del documento, y la difusión, con una copia destinada a la consulta. Tenemos en cuenta   una serie de factores para el programa de digitalización:

  • Si el fondo y/o la serie documental está completa o no
  • Si son patrimonio documental
  • La información del fondo y/o serie
  • Estado de conservación
  • Número de solicitudes de consulta y de copia de los documentos

B) Los dueños de las fotografías nos dejan hacer una copia digital y les devolvemos el original. Forman parte de la colección del archivo. Contamos con 4.610 registros.

C) Cuando los usuarios del archivo –sean internos o externos– nos solicitan una copia, aprovechamos para hacer también una copia de calidad (máster digital) para que quede digitalizado.

La salida de documentos del archivo municipal puede deberse a distintas razones y además puede ser temporal o definitiva.

a) Temporal. Se trata de cuando los documentos salen del archivo municipal. Las razones pueden ser variadas:

  • Necesidad de información de un departamento municipal. En ese caso, se hace un préstamo al departamento productor de los expedientes. Para ello hay que cumplimentar la hoja de préstamo.  Mailegu eskaera
  • En los casos en que la restauración y/o digitalización de los documentos se realiza fuera del archivo.  Dokumentuen behin-behineko mailegua
  • Cuando los documentos se utilizan en exposición (siempre que se asegure la correcta conservación de los mismos).

b) Definitiva. Expurgo. Una vez identificada la serie documental, definida su valoración y aprobado el calendario de conservación se destruyen los expedientes pertinentes. Expurgo de documentos aplicando el calendario de conservación aprobado.

Los usuarios de archivo municipal puede ser tanto internos (del propio Ayuntamiento) como externos. La persona que viene por primera vez al archivo de manera presencial debe cumplimentar un impreso de identificación con sus datos.  Una vez  hecho esto, solicita la consulta y/o reproducción de documentos.

Impresos asociados a la gestión de usuarios:

Normativa: