Dokumentuen kudeaketa sistema eratzea, kudeatzea eta mantentzea.
Dokumentuak sortzerakoan, jasotzerakoan, erabiltzerakoan, balioesterakoan eta kontserbatzerakoan, hori modu kontrolatu, eraginkor eta sistematizatuan egitea ahalbidetzen duten eragiketen multzoa da; eta horien barne egonda, baita ere, erakundearen jarduketen edo jardueren frogagiri diren dokumentuak eta informazio-sistemak jasotzeko eta mantentzeko prozesuak.
Lortu nahi den helburua
Dokumentu-kudeaketaren helburua da –udaleko dokumentuak bere jardueren lekuko diren heinean– dokumentuak fidagarriak, benetakoak, osoak eta erabilgarriak direla bermatzea.
Onurak
- Erabakiak hartzen laguntzea
- Kontu ematerakoan, hori erraztea
- Legedia betetzea
- Gardentasunaren oinarri izatea
- E-administrazioa garatzen laguntzea
- Informaziorako sarbidea izatea
Kudeaketa-sistema
Dokumentu-kudeaketa erakundearen kudeaketarako laguntza-prozesua da. Zeharkako prozesua da; izan ere, horren xedea dokumentu guztiak dira, departamentu guztietan eta bakoitzean egiten diren dokumentuak, haien jardueren egiaztagiri diren heinean.
Dokumentu-kudeaketarako sistemak funtzionatu dezan, behar-beharrezkoa da dokumentu-kudeaketarako politika bat izatea, eta horretan, helburuak, ezarpena eta atxikitako baliabideak finkatzea.
Hona hemen dokumentu-kudeaketarako politikan argitu beharrekoak:
- Funtzioak eta ardurak
- Prozesu sistematikoak
- Neurketa eta ebaluaketa
- Berrazterketa eta hobekuntzak
Dokumentuen gaineko prozesuak
Modelo B de politica de gestión de documentos electrónicos para Emtidades Locales (PGD-eL).pdf / Política de gestión de documentos electrónicos
- Harrapaketa
- Erregistroa
- Sailkapena
- Deskripzioa
- Sarbidea
- Kalifikazioa
- Balioestea
- Kontserbazioa
- Bidalketa
Dokumentu-kudeaketarako tresnak.
Dokumentu-kudeaketarako tresnak sortu, onartu eta kudeatu egin behar dira. Dokumentu-kudeatzaile batean, dokumentuen gaineko prozesuetan aplikatzeko sortutako tresnak kudeatzen dira.
Udalak sortutako, jasotako eta/edo bidalitako dokumentuen deskripzio-sistema definitzea eta onartzea. Dokumentu-entitateko dokumentu soilarentzat erabiliko da.
Onurak:
- Dokumentuen normalizazioa
- Prozeduren ezagutza
- Espedienteen identifikazioa
Identifikatutako ezaugarrien araberako erabaki eta ekintza orokorrak ahalbidetzea (adibidez: eskaera-orria definitutakoan, egin beharreko aldaketak zuzenean eta denetan egiteko aukera). Dokumentuen eta espedienteen deskripziorako eskuliburuaren lehenengo bertsioa 2016 egin zen, baina ez zen onartu.
Datuak: Dokumentuen eta espedienteen deskripziorako eskuliburua (onartu gabe)
Udal dokumentuen eta serieen antolaketa da, logikoa eta fisikoa, edozein euskarritan daudela, sortzen diren momentu beretik. Dokumentuen antolaketa zehaztu, mantendu eta aplikatu behar da. Udalak dituen eta denboran zehar bete dituen eta betetzen dituen funtzioen adierazgarria da.
Serieen mapa da kudeaketa-prozesu guztien oinarria; izan ere, horrek ahalbidetzen baititu eragiketak egitea balioesterakoan, aukeratzerakoan, ardurak zehazterakoan edo sarbide-eskubidea finkatzerakoan. Erabakiak dokumentu-multzoetarako hartu ahal izango dira, dokumentuka hartu beharrean.
Datuak: Serieen zerrenda ( A/Z )
Udal dokumentuen balio administratiboa eta izan dezaketen balio historikoa balioestea, serie edo espediente multzo bakoitzeko kontserbazio-epeak ezarriz eta aplikatuz. Eta informazioa sortzeko, kudeatzeko edo irakurtzeko baimenak erabakitzea
Horrela, bada, kontserbatzeko eta eskuratzeko egutegiak dokumentuen balioak zehazten ditu, eta kontserbatzeko eta transferitzeko epeak eta dokumentuak eskuratzeko araubidea arautzen ditu. Administrazio-organoek dokumentuak gorde eta zaindu behar dituzte, egutegian ezarritako xedapen-epeei jarraituz. Ezin da dokumenturik erabat edo partzialki ezabatu prozedurari eta kontserbazio- eta sarbide-egutegiaren irizpenei jarraitu gabe.
- Prozedura: Prozeduraren fitxa
- Inprimakia: Dokumentuak identifikatzeko eta balioesteko fitxa
- Datuak: Udal kontserbazio egutegia
Gorde beharreko dokumentuak gordetzeko eta erabilgarriak izateko egin beharrekoak egitea.