Araudi-esparru batek esleitu dizkion eginbeharrak betetzeko udalak egiten dituen jardueretan, dokumentuak sortzen edo jasotzen dira jarduera horien lekuko eta ebidentzia izateko.
Dokumentua bere osotasunean ulertu ahal izateko haren testuingurua ezagutu behar dugu. Beharrezkoa da, beraz, Zeinek (Agenteak) Zer (Dokumentuak) egiten duen, Zertarako (Funtzioak) eta Zein lege edo araudiren arabera (Arauak), eta horretaz gain aipatutako entitateen arteko erlazioak ezagutzea.
Beste modu batera esateko: “Todo esquema de metadatos debe tender a una orientación multi-entidad, puesto que los documentos se producen en un contexto determinado, el de los procesos de gestión, sobre los que interactúan las restantes entidades: agentes, actividades y regulación” (Modelo de política de gestión de documentos electrónicos para Entidades Locales (PGD-eL))
Iturria: Modelo conceptual de descripción archivística. CNEDA [kanpoko lotura https://www.mecd.gob.es/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/cneda/documentacion/NEDA-MC-2017/NEDA-MC-2017.pdf]