Artxiboan

Dokumentuak artxiboan sartzerakoan zainketa-arduraren aldaketa egiten da.

Udal artxiboak udalak sortutako eta jasotako dokumentu administratiboak eta historikoak gordetzen ditu. Horretaz gain, titulartasun pribatua duten beste fondo batzuk ere gordetzen dira. [enlace a fondos]

Udal artxiboan, dokumentuei buruzko prozesuak eta horretarako erabili behar diren tresnak berberak dira. Horrenbestez, ez badira sistemaren hasieran egiten –hau da, dokumentuak sortzerakoan edo harrapatzerakoan–, gero artxiboko zerbitzua hori egitera behartuta dago, dokumentuak udal artxiboan sartzen direnean. Horrek suposatzen duenarekin: dokumentu-kudeaketaren onuren galera nabarmena eta artxiborako lan-karga handitzearena.

Onurak (aurretik azaldutakoez gain) [link]

• Memoria kolektiboa gordetzea
• Agiri-ondarea balioan jartzea

Helburuak

1. Dokumentuen eta informazioaren eskuragarritasuna eta erabilgarritasuna bermatzea

Artxiboan sartutako eta gordetako dokumentuak eta horiek duten informazioa eskuratzeko sarbidea deskripzio-tresnen bitartez egiten da. Tradizioz, inbentarioak, katalogoak, fondoen gidak edo iturrien gidak izan dira. Gaur egun, berriz, datu-baseak erabiltzen ditugu, eta horrela bilaketa askoz ere konplexuagoak egin ditzakegu eta horren poderioz emaitzak egokiagoak eta osoagoak dira.

Gaur egun, dokumentuak kontsultatzeko, artxiboko kontsulta-gelara etortzeaz gain [norma kontsulta gela], artxiboko web-orrian ere egin ahal izateak garrantzi izugarria du. Jauzi kualitatiboa da, lehenik eta behin, artxiboko datu-baseen eskuragarritasunari begira, eta bigarrenik, dokumentuen eta argazkien digitalizazioak ikusteko eta deskargatzeko aukera ere ematen duelako.

2. Zerbitzuaren eta agiri-ondarearen hedapena lortzea

Udal artxiboak balio historikoa duten eta gure agiri-ondarea eratzen duten agiriak gorde eta kudeatzen ditu. Horiek ezagutzera emateko eta egiten duguna eta nola egiten dugun balioan jartzeko ekintza kulturalak antolatzen ditugu. Batzuetan beste erakunde batzuekin edo beste udal departamentuekin elkarlanean aritzen gara, artxiboko ikuspuntua emanaz.

1. Artxiboa: zer den eta zertarako
   • Bisita gidatuak: Artxiboa ezagutarazteko, Dokumentu Ondarea zer den azaltzeko eta egiten dugun lanaren berri emateko.
   • Erabiltzaileentzako formazio-ikastaroak
2. Fondoak eta bildumak
   • Erakusketak: Erakusketak antolatzen ditugu dauzkagun dokumentuak eta argazkiak erabilita
   • Artikuluak
3. Dokumentuen balio historikoa
   • Historiako hitzaldiak
   • Ikerketarako laguntzak. Artxiboan ditugun fondo eta bildumak erabilita, Bergarako tokiko historiako ikerketak bultzatzeko asmoarekin.
   • Hezkuntzarako materialak sortzea. Unitate didaktikoak. Irakasleekin lankidetzan egiten ditugu
   • Bergarari buruzko ikerketen argitalpen digitala egiten dugu

Lan-prozesuak

Artxiboan gordetako dokumentuekin egiten diren lan-prozesuak ondorengoak dira:

1. Dokumentuen sarrera

Udal artxiboan dokumentuak etengabe sartzen dira. Bi motatako sarrerak bereizten ditugu:

1. Transferentziak. Udaleko beste departamentuetatik bukatutako espedienteak bidaltzen dizkigutenean. [transferentzia prozedura eta formulariorekin lotu]
2. Ezohiko sarrerak. Udalaz kanpoko beste fondo eta bildumak dohaintza bidez jasotzen ditugu (kasu bakar batean erosketa bitartez egin genuen). Batzuetan artxibotik bertatik joan gara fondo edo bildumen jabeekin hitz egitera, gure ustetan interesa eduki zezaketelako eta botatzeko zorian zeudela pentsatuta. Beste batzuetan, berriz, pertsonak edo erakundeak fondoa edo bilduma eskaintzera etorri dira. Kasu bietan ere, gure esker ona hemen jasota geratzea nahi dugu.
   Modu batean ala bestean izan, gure lehenengo lana hasierako inbentario bat egitea da; hau da, hartzeko aukera dagoen horren oinarrizko identifikazioa, kontaketa eta kontestuaren ezagutza. Horrekin balorazio teknikoa egiten dugu. Hurrengo urratsa da Ondare, Kultur eta Jaietako Batzorde Informatzailean aurkeztea. Dohaintza jasotzeko asmoa egonez gero, baiezko irizpena Osoko Bilkurara bidaltzen da onartu dezan. Onarpena egin ondoren, emaileak eta Udalak kontratua sinatzen dute [dohaintzen prozedura]

2. Dokumentuen tratamendu artxibistikoa

Udal artxiboan gordetzen ditugun fondoak eta bildumak kudeatzen ditugu. Helburua da dokumentuek jasotzen duten informazioa behar denean berehala eskuratu eta kontsultatu ahal izatea.

Hori lortzeko, aipatutako dokumentuen kudeaketarako tresnak erabiltzen ditugu:

• Deskripzioa
• Sailkapen-taula
• Serieen mapa
• Kontserbazio-egutegia
• Sarbideen eta baimenen taulak
• Preserbazioa
• Aurkibideak: izenak, tokiak eta gaiak

3. Dokumentuen kontserbazioa

Udal artxiboan gordetako dokumentu eta material guztiak modu egokian kontserbatzeko, lehenik eta behin kontserbazio prebentiboa egiten dugu. Hori lortzeko, artxiboan dugun deposituak betebeharreko zuzentarauak eta baldintzak ditu.

Kasu batzuetan, horrekin nahikoa ez denean –dokumentuak egoera txarrean daudelako–, balio historikoa duten dokumentuak eraberritzeko programa bat dugu. Nahiz eta Gipuzkoako Foru Aldundiak urtero diru-laguntzak eman, eraberritze-lanak apurka-apurka egiten dira, gure baliabide ekonomikoen arabera. Gure kasuan, artxibo txiki bat izanda, ez dugu bertan eraberritzeko tailerrik eta kanpoko enpresa adituak kontratatuta egiten ditugu.

Horretaz gain, digitalizazio-programa abian dago, bi helburu nagusirekin. Alde batetik, originala hobeto kontserbatzeko, kalitate handiko digitalizazioa egiten da, “master digitala” sortuz. Bestetik, on-line kontsulta errazteko, hasierako kopia horretatik pisu gutxiagoko kopiak egiten dira.

4. Dokumentuen irteera

Dokumentuak udal artxibotik bi modutan irten daitezke:

1. Aldi baterako: Dokumentuak artxibo-zerbitzutik denbora-tarte baterako irteten direnean. Hainbat arrazoi daude:
   • Udal departamentu baten informazio beharra. Kasu horretan, mailegua jatorrizko departamentura egiten da. Horretarako, mailegu-eskaeraren dokumentua bete behar da [mailegua formularioa]
   • Artxiboko lan-prozesuen ondorioz, kanpoko enpresa batek dokumentuak eraberritzeko edota digitalizatzeko eramaten dituenean [Artxibotik irten dokumentua]
   • Artxiboko dokumentuak erakusketa baterako uzten direnean, kontserbazio-neurriak bermatuta daudela ziurtatu ondoren.
2. Behin betiko. Espurgoa. Udalak sortutako dokumentuak balioetsi egiten dira eta botatzeko diren serieak onartu ondoren, serie jakin horretako identifikatutako espedienteak txikitu egiten dira. [espurgoaren prozedura eta formularioa]

5. Erabiltzaileen kudeaketa

Artxiboko zerbitzu-erabiltzaileak barnekoak edo kanpokoak izan daitezke. Erabiltzaile berria izanez gero, bere datu pertsonalak jasotzeko beste inprimaki bete beharko du.

Barneko erabiltzaileak [barne erabiltzaile alta inprimakia] beste udal departamentuetakoak izaten dira; euren ardurapeko jarduerarako aurrekari gisa informazioa edo dokumentuak kontsultatu behar izaten dituzte. Kanpoko erabiltzaileek, berriz, informazio-premia ezberdinagoak izaten dituzte. [kanpoko erabiltzaile alta]

Dokumentuak kontsultatzeko eta kopiak eskatzeko inprimakia bete behar da [inprimakia].

Dokumentuen kopiak eskatuz gero dagozkion tasak ordaindu behar dira.[tasak]